Knobbi

Liian monissa yhtiöissä toimintaa ohjaavat päätökset joudutaan tekemään puutteellisilla tiedoilla. Tiedolla johtamisen kehitysprojektien lopputuloksena havahdutaan usein siihen kuinka huonolaatuista päätöksentekoon käytetty tieto on ollutkaan. 

Liike-elämän päätökset nojaavat usein erilaisiin tiedon lähteisiin. Iso ongelma on tiedon saatavuudessa ja tavoitettavuudessa. Tietoa on useissa eri lähteissä ja isosta tietomassasta on vaikea luoda kokonaiskäsitystä, jolloin päätösten tekeminen tulee väkisinkin haastavaksi.

Vanha sanonta pitää tiedolla johtamisessa paikkansa: ”Garbage in, Garbage out”. 

Yhtiöiden tietoihin liittyy usein myös muita haasteita. Tieto ei välttämättä ole ajantasaista tai tietoa sisältävistä järjestelmistä ja palveluista ei ole riittävän hyvää kokonaiskäsitystä. Useat eri järjestelmät ovat pitkälti räätälöityjä yhtiön tarpeisiin pitkän aikavälin investointina. Niistä on usein unohdettu yksi tärkeä asia; ne eivät voi sisältää kaikkea yhtiön tietoa. Tästä johtuu, että yhtiön tiedot ovat usein hajallaan useissa eri järjestelmissä. Nykyisin järjestelmät tarjoavat raportointipalveluita mutta raporttien tietosisältö rajoittuu vain kyseisen järjestelmän omiin tietoihin. 

Kun halutaan nähdä yhtiön läpileikkaavaa tietoa, tarvitaan avuksi tiedolla johtamisen työkaluja. Tiedolla johtamisen työkaluihin luetaan usein ensisijaisesti erilaiset raportointityökalut kuten Microsoft Power BI, QlikSense, Tableau ja muut vastaavat työkalut. Nämä työkalut ovat hyvä välivaihe tiedolla johtamisen kehittämisprojekteissa. Pelkkien raportointityökalujen hyödyntämisestä tulee kuitenkin yhtiölle ennemmin tai myöhemmin pullonkaula. 

Raportointityökalujen käyttöönotto yhtiöissä ei ratkaise koko ongelmaa. Ne hakevat tietonsa usein suoraan tuotantojärjestelmien rajapinnoista tai tietokannoista. Raporteilla, joilla käsitellään pitkää historiatietoa, tiedon määrä saattaa aiheuttaa ongelmia. Suoraviivainen riski on, että suuret tietokantakyselyt saattavat kuormittaa tuotantoympäristöjä tarpeettomasti ja aiheuttaa ongelmia järjestelmien toiminnassa. Harvemmin havaittu haaste on siinä, että kantakyselyillä tuotantojärjestelmistä saatujen tietojen oikeellisuus voi olla haastavaa varmistaa. Raportoinnissa saattaa olla käytössä tietoja, jotka eivät ole toisiinsa rinnastettavia. Vastuu raportoinnissa käytettävästä tiedosta ja sen oikeellisuudesta valuu usein raportteja toteuttavalle osapuolelle, jolla ei ole riittävää liiketoimintaosaamista. 

Yllämainittuja ongelmia pystyy välttämään järkevällä tietojen hallinnalla ja optimoiduilla prosesseilla. Yhä useammassa yhtiössä käyttöönotetaan eritasoisia tietovarastoja kokonaisuuden hallitsemiseksi, mutta harvassa yhtiössä osataan huomioida järjestelmäintegraatioiden ja tiedolla johtamisen välinen yhteys. Toimivilla tietojen käsittelyn prosesseilla mahdollistetaan tietojen pysyminen ajantasaisena kaikissa eri järjestelmissä ja historiatieto säilyy muuttumattomana.

Tiedolla johtamisen työkaluja voi lähteä tuottamaan johtotason tarpeista mutta avainluvut ja tärkeät raportoitavat asiat tulee tunnistaa ruohonjuuritasolta. Tiedolla johtaminen mielletään liian usein vain yhtiön johdon työkaluksi, mutta usein siitä hyötyy koko organisaatio. Laadukkaalla tiedolla johtamisen kokoonpanolla yhtiön toiminta muuttuu läpinäkyvämmäksi ja erilaiset tavoitteet muuttuvat konkreettisemmaksi koko henkilöstölle. 

Tiedolla johtaminen ei ole uusi keksintö, vaan toimintamalleja on hiottu jo kymmeniä vuosia. Iso osa tiedolla johtamisen toimintamalleista pohjautuu Toyotan tuotantojärjestelmään, joka tunnetaan yleisemmin maailmalla termillä LEAN. LEAN:in oppeja voidaan hyödyntää monissa organisaatioissa, vaikka toiminta ei olisikaan teolliseen tuotantoon keskittyvää. LEAN korostaa vakioituja toimintamalleja eli prosesseja. Niiden tueksi tarvitaan visuaalisuutta. Tiedolla johtamisessa vakioitu tietojen keruu ja selkeä visualisointi ovat tärkeimpiä toiminnan kulmakiviä. 

Toimintaa ohjaavia mittareita tulisi olla vain 3-4

Usein on havaittavissa, että yhtiöllä on kymmeniä toimintaa ”ohjaavia” mittareita. Suuri mittareiden määrä kertoo usein siitä, että kokonaisuutta ei osata hahmottaa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että mittarit olisivat turhia, vaan niitä käytetään väärässä toimintaportaassa. Liiallinen mittarien määrä kuormittaa tiedon raportoijia ja vie huomion kokonaisuuden hallinnasta.

Projektien koko kasvaa usein mittavaksi ja saattaa vaikuttaa yhtiön toimintaprosesseihin. Tiedolla johtamisen kehitysprojektit pitäisikin mieltää toiminnan kokonaisvaltaisiksi kehitysprojekteiksi, joiden tavoitteena on parantaa päätösten teon laatua ja poistaa tuottamatonta työtä useammalta eri toiminnan tasolta. 

Kokemuksemme tiedolla johtamisen kehitysprojekteista antavat Teille mahdollisuuden välttää projektien pahimmat sudenkuopat. Ottakaa yhteyttä, tehdään kartoitus järjestelmäkokonaisuuden ja tiedon keruun prosessien tasosta. Kartoituksen perusteella voimme todeta yhdessä, olisiko tiedolla johtamisen kehitysprojektista teidän kohdallanne merkittävää apua.